Op welke 8 manieren kunt u facility management uitbesteden?

Nadat u de keuze heeft gemaakt om uw facilitaire diensten geheel of gedeeltelijk uit te besteden, heeft u nog een aantal keuzes te maken. In dit artikel bespreken we de inrichting van de opdrachtgever, de samenwerkingsmodellen en hoe deze juist wel of niet zorgen voor een goede samenwerking.

1. Regieorganisatie met single service / multi service

In een regieorganisatie kies je er voor om een deel van de tactische aansturing en de uitvoering ervan volledig uit te besteden. Je bepaalt de strategie en samen met de leverancier (of dienstverlener) bepaal je de tactische en operationele aansturing. Dat is bij een single service dienstverlener cruciaal want alleen met heel goede afspraken houd je grip op de uitvoering en daarmee op de dienstbeleving onder je medewerkers. Je maakt afspraken met afzonderlijke leveranciers voor afzonderlijke diensten waardoor de optimale samenwerking tussen de verschillende dienstverleners niet gegarandeerd kan worden met mogelijke gevolgen voor kwaliteit en kosten/verspilling. Tenzij diensten worden gebundeld en worden afgenomen bij één leverancier is er geen mogelijkheid tot taakintegratie, optimalisatie of innovatie. Aansturing gaat dan nog altijd over verschillende schijven.

2. Regieorganisatie met managing agent

Het inzetten van een managing agent zorgt er vooral voor dat medewerkers een 'loket' hebben voor hun facilitaire verzoeken. Met een managing agent besteed je de regie over de verschillende dienstverleners uit aan een externe partij (zoals ISS) waarbij deze dan verantwoordelijk wordt voor de samenwerking tussen tussen de dienstverleners, de kwaliteit van de dienstverlening en de continuïteit ervan. Dit bespaart mogelijk een hoop tijd, biedt structuur en geeft je de mogelijkheid om (beter) te sturen op KPI’s en aandacht te besteden aan strategie en verdere ontwikkeling. Het zorgt wel voor hogere kosten en het contractbeheer met de verschillende dienstverleners blijft de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.

3. Regieorganisatie met contracting party

Dat laatste valt ook weg met de inzet van een contracting party. Deze intermediair gaat op basis van de wensen en behoeften van de opdrachtgever op zoek naar passende dienstverleners, beheert de contracten en ziet toe op een uitvoering aansluitend op de eisen van de opdrachtgever. 

4. Regieorganisatie met integrale dienstverlener

Een integrale dienstverlener wil graag meedenken en meewerken op tactisch niveau. De resultaten zijn optimaal als de regieorganisatie direct samenwerkt met de leverancier van integrated facility management. Hierbij worden de aansturing en uitvoering ondergebracht in het facilitaire bedrijf van de integrale dienstverlener. De opdrachtgever beschikt daarmee over een vast team van medewerkers en vaste aanspreekpunten op elke locatie. Het nadeel is dat je nog steeds verantwoordelijk bent voor tactische aansturing over de verschillende locaties heen. In dat opzicht biedt een demandorganisatie met integrale dienstverlener meer toegevoegde waarde voor organisaties met meerdere locaties, eventueel over landsgrenzen heen.

5. Demandorganisatie met single service / multi service

Als een demandorganisatie kiest voor het uitbesteden naar afzonderlijke dienstverleners ontstaat de situatie dat elke dienstverlener zelf de tactische en operationele aansturing doet op basis van de richtlijnen van de opdrachtgever. In de praktijk betekent dat dat elke dienst toch net een andere invulling hieraan geeft. Al is het alleen maar om dat de verschillende diensten een andere impact hebben en de verschillende dienstverleners hun eigen processen en cultuur hebben. Het facilitaire team kan dan aan de voorkant door uniforme kleding eenzelfde uitstraling hebben. Aan de achterkant zijn het verschillende bedrijven die in de regel niet of nauwelijks samenwerken. Er is dus geen mogelijkheid tot taakintegratie en de stimulus voor innovatie of optimalisatie ontbreekt. Op termijn daalt de medewerkerstevredenheid door een verminderde kwaliteit van dienstverlening. De opdrachtgever blijft wel verantwoordelijk voor contractbeheer en met meerdere dienstverleners levert dat meer administratieve druk op.

6. Demandorganisatie met managing agent

Het inzetten van een managing agent heeft de volgende voordelen; het is gemakkelijker om met één intermediair de strategie af te stemmen en deze de tactische aansturing te laten doen. Dat betekent meteen ook één servicedesk en één overkoepelende rapportage voor alle facilitaire diensten want de managing agent zorgt er voor dat het juiste team dit oppakt en afhandelt. De uitvoering van contracten ligt dus bij een derde partij. Voor de rest blijft de situatie hetzelfde als bij single / multi service. Uiteraard kan een extra laag de perceptie voeden dat er minder directe grip is op de dienstverlening voor de opdrachtgever. Dit is echter te ondervangen door duidelijke doelstellingen, rapportages en governance.

7. Demandorganisatie met contracting party

Aanvullend op een demandorganisatie die uitbesteedt aan een managing agent betekent uitbesteden aan een contracting party dat het selecteren van de verschillende dienstverleners en het contractbeheer ook bij de intermediair komt te liggen. Dit betekent minder (administratieve) druk voor de opdrachtgever. De regie ligt volledig bij de managing agent en dat betekent beperkte invloed bovenop extra kosten voor de dienstverlening van de contracting party. 

8. Demandorganisatie met integrale dienstverlener

Nog meer dan bij een regieorganisatie heeft een integrale dienstverlener de voorkeur én de meeste toegevoegde waarde bij een samenwerking met een demandorganisatie. Zeker als er sprake is van meerdere locaties, eventueel over de landsgrenzen heen. De demandorganisatie heeft één contract en één contactpersoon voor alle diensten op alle locaties. Gezamenlijk wordt de strategie vertaald naar doelstellingen en KPI’s en vervolgens naar de operationele inzet van mensen en middelen, volledig afgestemd naar de wensen van de opdrachtgever, diens medewerkers en gasten.

Elke locatie beschikt over een toegewijd vast team. Een locatiemanager die de specifieke eigenschappen en wensen van die locatie kent, stuurt het team tactisch en operationeel aan. Dat betekent consistente dienstverlening en uitstraling over de locaties heen wat de dienstbeleving en de medewerkerstevredenheid ten goede komt.

Door de korte en directe lijnen is de dienstverlening flexibel aan te passen aan veranderende omstandigheden en door één integrale dienstverlener is afstemming tussen de diensten eenvoudig.

Op welke 8 manieren kun je facility management uitbesteden?

In dit artikel hebben we de 8 manieren waarop facility management kan worden uitbesteed besproken. In de praktijk zijn een aantal combinaties niet interessant door hogere kosten en minder regie op de dienstbeleving. Elke samenwerkingsvorm heeft een bepaalde aansturing nodig. Wil je weten welke uitbestedingsvorm het beste past bij je organisatie en doelstellingen? Er zijn verschillende adviesbureaus die je daar graag bij helpen, maar uiteraard zijn wij je ook graag tot dienst.