Voer de zoekopdracht in de zoekbalk in.
Je koopt transparantie en flexibiliteit
Bij het Open Boek model worden de daadwerkelijk gemaakte kosten door de dienstverlener doorbelast aan de opdrachtgever, vermeerderd met een vooraf afgesproken fee. Het financiële risico ligt daardoor grotendeels bij de opdrachtgever. Want als de personeelskosten, volumes of operationele kosten stijgen? Dan stijgt in principe ook de factuur die richting de opdrachtgever gaat.
Daar staat een belangrijk voordeel tegenover: transparantie.
De opdrachtgever krijgt immers inzicht in de kostenopbouw, looncomponenten, inkooptarieven en marge. Bovendien is vooraf relatief weinig historische data nodig omdat uiteindelijk wordt afgerekend op realisatie. Dat maakt Open Boek interessant in situaties waarin scope en volumes nog onzeker zijn maar er wel een basis van vertrouwen is.
Ook veranderingen zijn relatief eenvoudig op te vangen. Je hoeft niet bij iedere wijziging opnieuw te onderhandelen over de volledige prijs.
Dat geeft flexibiliteit maar flexibiliteit en transparantie zijn nog geen garantie voor efficiency.
Het conflict in Open Boek
Stel dat een cateraar zijn werkelijke kosten mag doorbelasten en daar bovenop 10% management fee ontvangt. Als voorbeeld: de jaarlijkse kosten bedragen €1 miljoen. De fee is dan €100.000. Vervolgens ontdekt de cateraar samen met de opdrachtgever mogelijkheden om slimmer te plannen en de kosten met €200.000 te verlagen.
Goed nieuws dus voor de opdrachtgever. Maar wat gebeurt er met de leverancier?
Zijn fee daalt van €100.000 naar €80.000. De leverancier heeft dus uitstekend gepresteerd en verdient daardoor minder.
Dat is geen probleem van houding, kwaliteit of partnership. Het is een probleem in de financiële prikkel van het model want bij een procentuele management fee kan de dienstverlener financieel belang hebben bij een hogere kostenbasis.
En vervolgens vragen we diezelfde dienstverlener om proactief met besparingsvoorstellen te komen, oftewel in zijn eigen winst te snijden.
Daar wringt iets.
“Waarom schalen jullie niet gewoon af?”
Het cateringvoorbeeld is realistisch, zo kan het in de dagelijkse praktijk uitpakken.
Nog een voorbeeld: op rustige dagen zijn minder gasten aanwezig maar de personeelsbezetting blijft gelijk en er wordt te veel eten ingekocht. De opdrachtgever ziet verspilling en vraagt waarom de cateraar niet proactiever stuurt op efficiency.
De cateraar kan daar heel anders naar kijken. De kosten kunnen immers worden doorbelast en met een ruime personeelsbezetting kan hij kwaliteit garanderen en ad-hocverzoeken opvangen. Daarnaast is er voldoende aanbod en zal geen enkele medewerker (of gast) van de opdrachtgever 'misgrijpen' waardoor de tevredenheid over de dienstverlening zal toenemen.
Beide partijen handelen rationeel. Alleen niet vanuit hetzelfde belang.
Dat vind ik misschien wel de belangrijkste les van Open Boek. Transparantie zorgt ervoor dat je kunt zien waar inefficiency zit. Maar transparantie zorgt er niet automatisch voor dat iemand financieel belang heeft om die inefficiency weg te nemen.
Open Boek is dus geen slecht model
Integendeel.
In een dynamische omgeving, tijdens een opstartfase of wanneer volumes door bijvoorbeeld hybride werken sterk fluctueren, kan het Open Boek model uitstekend functioneren. Het model biedt veel flexibiliteit en maakt het mogelijk om samen te sturen op werkelijke kosten en inzet.
Maar dan moet je wel nadenken over de beloningsstructuur.
Mijn advies is om niet automatisch te werken met een procentuele fee over de kosten maar te kijken naar een vaste winstcomponent en vormen van gainshare. Dan kan een dienstverlener juist financieel profiteren wanneer hij samen met de opdrachtgever kosten verlaagt.
De echte vraag achter Open Boek
De discussie zou daarom niet moeten zijn: “Willen we wel of geen volledige kostentransparantie?”
De interessantere vraag is: “Hoe zorgen we ervoor dat beide partijen financieel belang hebben bij dezelfde uitkomst?”
Want een open boek maakt kosten zichtbaar. Het commerciële model bepaalt vervolgens wat partijen met die informatie gaan doen.
Misschien past het Open Boek model wel helemaal niet bij je. Wees gerust, Open Boek is slechts één van de vele beschikbare commerciële modellen. Ieder model verdeelt risico, rendement en verantwoordelijkheid anders waardoor het ander gedrag uitlokt.
Benieuwd wanneer Open Boek juist wél werkt, hoe gainshare tegengestelde belangen kan voorkomen en welke alternatieven er zijn? Lees dan het volledige whitepaper "Gedrag volgt het model". Hierin omschrijf ik met mijn collega Robin Brouwer de vijf meest voorkomende prijsmodellen.
