De aanneemsom: budgettaire rust, maar tegen welke prijs?

Je koopt eigenlijk budgettaire rust
Bij een aanneemsom verplicht de leverancier (of facilitair dienstverlener) zich om een vooraf nauwkeurig gedefinieerde dienstverlening uit te voeren tegen een vast bedrag per periode. Financiële tegenvallers in de operatie zijn vervolgens voor rekening van de leverancier.
Voor de opdrachtgever heeft dat duidelijke voordelen. De kosten zijn zeer voorspelbaar, factuurcontrole is relatief eenvoudig en het financiële risico ligt grotendeels bij de leverancier. Zeker bij stabiele dienstverlening kan dat uitstekend werken. Denk aan receptie of beveiliging in een pand met vaste openingstijden en een voorspelbare personeelsbezetting.

Maar daar staat iets tegenover. De leverancier krijgt namelijk een krachtige financiële prikkel, namelijk dezelfde prestatie leveren tegen lagere kosten. Iedere euro efficiency die de leverancier realiseert, verbetert in principe zijn marge. Het positieve verhaal hierachter is dat de dienstverlener wordt gestimuleerd om slimmer te  plannen, processen efficiënter te maken en innovaties te implementeren. Precies het gedrag dat veel opdrachtgevers van hun facilitaire partner verlangen.

Tot zover klinkt het als een win-win.

Maar helaas is er ook een mogelijke negatieve keerzijde, namelijk als efficiency verschraling veroorzaakt.

Stel dat een schoonmaakleverancier door ziekte tijdelijk minder mensen inzet. De contractueel afgesproken kwaliteit blijft het uitgangspunt en de maandelijkse prijs verandert niet. Het moge duidelijk zijn dat het niet lang gaat duren voordat gebruikers gaan klagen over vuilere sanitaire ruimtes. De opdrachtgever ziet, door een gebrek aan transparantie in kosten en marge, mogelijk een leverancier die probeert zijn marge te vergroten door minder mensen in te zetten. De dienstverlener kan daarentegen vinden dat hij juist de vrijheid heeft gekregen om zelf te bepalen hóé hij de afgesproken prestatie realiseert.
Voor je het weet worden extra controles ingevoerd, verschijnen checklists en ontstaat er discussie over de vraag hoeveel mensen er eigenlijk op de werkvloer staan. Het resultaat? Wantrouwen en micromanagement, precies wat partijen met een outputgericht contract wilden voorkomen. Dit is een veelvoorkomend spanningsveld bij deze vorm van prijsmodel.

Daar zit voor mij de paradox van de aanneemsom: je beloont de leverancier voor efficiency, maar kunt diezelfde efficiency als opdrachtgever gaan wantrouwen.

Een vaste prijs vraagt om goede data om de afgesproken kwaliteit van dienstverlening eenduidig vast te stellen en te meten.

Er is nog een tweede aandachtspunt. Een fixed price kan alleen scherp zijn als de uitgangspunten scherp zijn. De leverancier moet vooraf voldoende inzicht hebben in volumes, werkzaamheden en historische data om een marktconforme prijs te bepalen. Ontbreekt die informatie? Dan zal een professionele leverancier onzekerheden moeten verwerken in zijn prijs. De opdrachtgever draagt het risico dan niet meer rechtstreeks, maar betaalt er mogelijk wel voor via een risico-opslag. 
En verandert de werkelijkheid tijdens het contract? Dan ontstaat het volgende spanningsveld: “hoort dit bij de aanneemsom of is dit meerwerk?”. De administratief eenvoudig ogende fixed price kan dan ineens een bron van scope-discussies worden.

Dus: wel of geen aanneemsom?

Wat mij betreft is dat de verkeerde vraag.

De betere vraag is: past het gedrag dat de aanneemsom stimuleert bij wat je als opdrachtgever wilt bereiken?

In een stabiele en goed definieerbare omgeving kan fixed price een krachtig model zijn. Je koopt budgetzekerheid, draagt operationeel risico over en geeft de leverancier een sterke efficiencyprikkel. In een dynamische omgeving kan diezelfde kracht echter omslaan in starheid, risico-opslagen en discussies over scope.

Dat is precies waarom het commerciële model veel meer is dan een afspraak over de factuur. Het bepaalt mede hoe opdrachtgever en leverancier zich de komende jaren tegenover elkaar gaan gedragen.

De keuze en gebruik van het prijsmodel is zeer bepalend voor het gedrag en daardoor de relatie van beide partijen (opdrachtgever en dienstverlener) die het model overeenkomen. Mijn collega Jelle Visser en ik schreven een whitepaper waarin we de vijf meest voorkomende prijsmodellen langs dezelfde meetlat leggen.
Benieuwd welk commercieel model het beste past bij welke FM-omgeving en welke prikkels je met ieder model creëert? Lees dan het volledige whitepaper "Gedrag volgt het model".